Integrando seu e-mail

Neste artigo mostraremos o valor de uma comunicação integrada entre profissionais, áreas internas e pessoas externas (clientes, fornecedores, etc.) faz muito sentido para organizações empresariais preocupadas em maximizar os seus recursos.

Você pode contar com o ENSPACE. Mas como nosso objetivo é esclarecer os benefícios dessa tomada de decisão empresarial, vamos conversar um pouco.

— Nada vai substituir o e-mail

Embora muitos acreditem que essa comunicação é obsoleta, a verdade é que ela funciona. Ela pode não ter a beleza das aplicações modernas ou a facilidade de inúmeros outros desempenhos, mas ela se faz comunicável e acessível. Isso significa que dificilmente teremos uma ferramenta tão poderosa de comunicação como é um simples e-mail.

É algo que não damos valor a princípio e até reclamamos quando nossa caixa se entope de problemas ou de mensagens indesejadas, mas experimentar viver sem eles nos dias atuais é impossível.

Então, como solucionar a questão da comunicação frágil que é o e-mail, especialmente quando é preciso estabelecer métricas ou definir regras que possam gerar não somente a mim, mas a todos os envolvidos numa cadeia de e-mails ou no compartilhamento de informações?

Nós vamos te dar algumas dicas importantes neste artigo, acompanhe.

— Dica 1 – De quem é a comunicação?

A comunicação de um e-mail corporativo é em sua grande maioria da empresa que trabalhamos. É claro que devido a correria e aos assuntos que temos de conduzir em nossa vida, faz parte ter alguns e-mails de natureza pessoal.

No entanto, aqueles assuntos que dependem de inúmeras discussões entre membros de um grupo ou empresa, como é que nos organizamos usando somente a ferramenta padrão de e-mail?

A solução são as caixas compartilhadas. Mas mesmo assim, elas estão bem aquém de organizar a continuidade da comunicação. Você consegue receber uma mensagem através de um único endereço, mas ainda assim, as próximas etapas de tratamento daquela informação continuam truncadas e sem parametrizações, afinal o e-mail continua sendo um e-mail.

Uma das coisas que nós criamos no ENSPACE foi uma tecnologia de triagem e que pode ser benéfica para a sua empresa.

Essa tecnologia permite que você:

Setorize

Organize Canais

Aplique Regras

Caixa setorizada

Você pode determinar com algumas automações que os seus e-mails recebam uma triagem do ENSPACE para que sejam submetidos a formulários e tratamentos posteriores daquela mensagem. Isso evita que a mensagem fique na caixa de entrada do usuário ou em caixas compartilhadas em que o conteúdo do e-mail não pode ser segmentado em um tratamento de dados.

Organização de Canais

Um dos principais problemas das empresas é a dificuldade de organizar as mensagens em canais que seja possível dar continuidade ao tratamento de uma situação com parametrização de dados. Em regras as mensagens são encaminhadas ou respondidas via e-mail pelo próprio usuário e essa comunicação com o passar do tempo se perde na caixa de entrada do profissional, dificuldade para a empresa a criação de marcadores de desempenho. No ENSPACE é possível você transformar um simples e-mail em dados poderosos para alimentar a gestão com inteligência de dados.

Defina Regras

Com nosso e-mail integrado é possível definir regras importantes para o seu negócio para que esta mensagem seja transformada num formulário para ser enviado ao setor correspondente ou que é o responsável pelo tratamento da situação. É uma forma mais organizada do que o mero encaminhamento do e-mail padrão.

O ENSPACE pode monitorar a entrega e a resposta do candidato em tempo real.

Com a assinatura do candidato, o documento já fica arquivado no ENSPACE e você pode criar tarefas para que o processo de contratação continue por outras pessoas ou áreas sem precisar de lembretes. Prático e muito eficiente, né?

— 02 Vincular dados

Com o ENSPACE é possível que o seu e-mail esteja vinculado a uma pasta, ticket, ID ou o que desejar como método de que suas mensagens fiquem organizadas dentro de um determinado item que está sob tratamento.

Este recurso não é somente para os que trabalham com chamados e atendimentos, mas para todos que procuram organizar as informações e comunicações em um só local para evitar perder tempo quando for necessário localizar alguma informação, resposta ou mensagem enviada ao cliente.

Veja como uma mensagem vinculada pode auxiliar através do ENSPACE:

  • Ao trocar mensagens com alguém sobre um documento.
  • Comunicando-se no meio de um processo seletivo com o candidato.
  • Enviando uma mensagem diretamente do ITEM para alguém que possa solucionar uma dúvida em uma cláusula de contrato.
  • Armazenando comunicações enviadas e recebidas e que se refiram a determinado atendimento, ticket ou chamado.

Estes são alguns exemplos de como uma comunicação de e-mail diretamente integrada pode contribuir com a redução do tempo e esforço na localização de mensagens em outras aplicações.

— 03 Envio e Recebimento

O ENSPACE pode enviar e receber mensagens do seu próprio endereço de e-mail pois é possível em 2 cliques realizar a integração com os principais serviços mundiais de caixa de e-mails.

Isso significa que você não precisará sair de nosso aplicativo para responder ou checar seus e-mails pois nosso recurso permite que as atividades sejam concentradas apenas no ENSPACE.

Imagine que você está no meio de uma revisão de contrato no ENSPACE e que precisará questionar determinada pessoa sobre o documento. Ao invés de deixar a tela, localizar o contato, enviar a mensagem e depois retornar ao ENSPACE, basta um clique para uma janela de nova mensagem esteja disponível para que você faça a comunicação.

Esse recurso economiza tempo, cliques e oferece uma real integração entre a sua comunicação empresarial e o trabalho que você está a desenvolver.

Vale lembrar que o ENSPACE é adaptável e flexível a sua necessidade. Isso significa que se você possui menos atividades ou intenso controle e processos ele se encaixa perfeitamente em sua rotina.

Use o ENSPACE comoferramenta de produtividade do seu processo operacional.

Obtenha economia com o ENSPACE pois não cobramos mensalidades de quem não usa com frequência a aplicação.

Isso significa que você finalmente poderá usar um software sem preocupar-se com a fatura no final do mês.

Agende uma demonstração

e diga-nos como pretende usar o ENSPACE e seu e-mail para uma integração corporativa de excelência!

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